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Recht­liche Anfor­de­rungen bei der Kommu­ni­kation per E-Mail

Im privaten und geschäft­lichen Verkehr spielen E-Mails eine immer wichtigere Rolle. Anders als ein Brief oder ein Fax lässt sich eine E-Mail „mal schnell“ schreiben. Die Kommu­ni­kation ist einfacher und in der Regel auch günstiger. Welt­weit kann jeder innerhalb weniger Sekunden erreicht werden. Gegenüber einem Telefonat bietet die E-Mail den Vorteil, dass der Inhalt der Nachricht dokumen­tiert ist.


Bei allen Vorteilen gibt es bei der Kom­munikation per E-Mail auch eine Kehr­seite der Medaille. Aus den genannten Vorteilen ergeben sich auch Aufgaben und Risiken, wie nachfol­gender Beitrag zeigt.

Neben den beson­deren Sicher­heits­ri­siken von E-Mails – hier soll nur die Möglichkeit des Mitlesens oder des Missbrauchs sowie die Risiken im Zusam­menhang mit viren­verseuchten Mails und Spam-Mails erwähnt werden – bestehen bzw. entstehen erheb­liche recht­liche Anfor­de­rungen, die in der Praxis häufig jedoch stief­müt­terlich behan­delt werden.

Pflicht­an­gaben in E-Mails. Sämtliche Pflicht­an­gaben, die in Geschäfts­briefen ent­halten sein müssen, sind in E-Mails eben­falls aufzu­nehmen. Welche Angaben dies sind, richtet sich nach der Rechtsform des Unter­nehmens. Die Angaben sollten dabei deutlich lesbar enthalten sein. Die Über­mittlung in Form einer angehängten elektro­nischen Visiten­karte (V-Card) genügt nicht den Anfor­de­rungen.

Wird gegen die recht­lichen Vorgaben verstoßen, kann dies zur Festsetzung von Zwangs­geldern durch das Regis­ter­ge­richt führen. Zudem drohen zivil­recht­liche An­sprüche wegen Irreführung und die Gefahr einer Abmahnung aus wettbewerbsrecht­lichen Gründen.

Archi­vierung von E-Mails.Im Dezember 2002 wurde die Deutsche Bank von der US-Börsen­auf­sicht gezwungen, 1,65 Millio­nen US-Dollar Strafe zu zahlen. Anlagebe­rater der Bank hatten E-Mails falsch oder gar nicht abgespei­chert. Dadurch wurden Ermitt­lungen zu umstrit­tenen Anlageemp­fehlungen erschwert. Neben der Deutschen Bank mussten auch Goldman Sachs, Morgan Stanley und Salomon Smith Barney sowie andere Geldhäuser zahlen.

Mit der lücken­haften E-Mail-Archi­vierung verletzten die Geldhäuser US-Recht. Aus Deutschland ist ein ähnliches Beispiel nicht bekannt, jedoch ist dieses sicher geeignet, Sensi­bi­lität für die Archi­vierung von E-Mails zu entwi­ckeln.

Gesetz­liche Archi­vie­rungs­pflicht.Die ge­setzlichen Archi­vie­rungs­pflichten ergeben sich aus einer Vielzahl von Vorschriften. Aus diesem Dschungel von Regeln werden ex­emplarisch einige Vorschriften erörtert.

Nach § 238 HGB ist der Kaufmann ver­pflichtet, eine mit der Urschrift überein­stimmende Wiedergabe der abgesandten Handels­briefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Daten­träger) zurück­zu­be­halten. Umfasst ist damit auch der Verkehr per E-Mail, wenn es sich z. B. nicht um private Nachrichten handelt.

Auch steuer­recht­liche Vorschriften be­gründen eine Archi­vie­rungs­pflicht von E-Mails. Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanz­ver­waltung im Rahmen der Außen­prüfung auf Firmen-EDV zugreifen. Der Be­triebsprüfer kann bei Außen­prü­fungen die gespei­cherten Daten einsehen. Er hat das Recht, die steuer­rele­vanten Daten auf einem Daten­träger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfpro­gramm auszu­werten, oder das Daten­ver­ar­bei­tungs­system des Steuer­pflichtigen zu nutzen.

Die Anfor­de­rungen dieser Gesetzesände­rung werden im Schreiben des Bundesmi­nisteriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel „Grund­sätze zum Daten­zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterla­gen (GDPdU)“ konkre­ti­siert. Außerdem müs­sen die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grund­sätzen ordnungs­mä­ßiger DV-ge­stützter Buchfüh­rungs­systeme (GoBS) vom 7. November 1995 beachtet werden.

Nach § 146 Abs. 5 Abgaben­ordnung (AO) gilt, dass „bei der Führung der Bücher und der sonst erfor­der­lichen Aufzeich­nungen auf Daten­trägern insbe­sondere sicher­ge­stellt sein muss, dass während der Dauer der Auf­bewahrungsfrist die Daten jederzeit verfüg­bar sind und unver­züglich lesbar gemacht werden können“.

Nach § 147 AO sind ferner die folgenden Unter­lagen geordnet aufzu­be­wahren:

  • Bücher und Aufzeich­nungen, Inven­tare, Jahres­ab­schlüsse, Lagebe­richte, die Eröff­nungs­bilanz sowie die zu ihrem Verständnis erfor­der­lichen Arbeitsanwei­sungen und sonstigen Organisationsun­terlagen,
  • die empfan­genen Handels- oder Ge­schäftsbriefe,
  • Wieder­gaben der abgesandten Handels- oder Geschäfts­briefe,
  • Buchungs­belege,
  • Unter­lagen, die einer mit Mitteln der Da­tenverarbeitung abgege­benen Zollanmel­dung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufü­gen sind, sofern die Zollbe­hörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurück­ge­geben haben,
  • sonstige Unter­lagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Im Ergebnis sind also alle E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzu­bewahren.

Verstöße gegen die gesetz­lichen Archivie­rungspflichten.Verstöße gegen die gesetz­lichen Archi­vie­rungs­pflichten können eine Ordnungs­wid­rigkeit darstellen. Im Einzelfall können sogar straf­recht­liche Vorschriften verletzt sein.

Ferner können sich Schadenersatzan­sprüche gegen z. B. den GmbH-Geschäfts­­­führer ergeben. Geschäfts­führer haben in den Angele­gen­heiten der Gesell­schaft die Sorgfalt eines ordent­lichen Geschäfts­mannes anzuwenden. Überwacht der Ge­schäftsführer nicht das Risiko­ma­nagement, dem die Archi­vierung von E-Mails zuzuord­nen ist, kann dieser bei Entstehung eines Schadens eventuell in die Haftung genom­men werden.

Fernmel­de­ge­heimnis und Daten­schutz. Die Archi­vierung von E-Mails bereitet je­doch auch Probleme, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. An dieser Stelle soll auch darauf hinge­wiesen werden, dass die Archi­vierung von E-Mails einen Verstoß gegen das Fernmel­de­ge­heimnis darstellen kann. Dieses ist nach überwie­gender Auffas­sung anwendbar, wenn den Arbeit­nehmern gestattet wird, E-Mails zu privaten Zwecken einzu­setzen. Zudem sind die Vorschriften des Bundes­da­ten­schutz­ge­setzes zu beach­ten.

Ausblick Beschäf­tig­ten­schutz. Nach dem Entwurf eines Gesetzes zur Regelung des Beschäf­tig­ten­da­ten­schutzes der Bundes­regierung vom 25.08.2010 soll der Be­schäftigtenschutz konkre­ti­siert werden und Rechts­si­cherheit für Arbeit­geber und Be­schäftigte schaffen.

Es wird im Ergebnis hervor­ge­hoben, dass nur Daten verar­beitet werden, die für das Beschäf­ti­gungs­ver­hältnis erfor­derlich sind. Es soll gleich­zeitig die Arbeit­nehmer schüt­zen und den Arbeit­gebern eine Grundlage für die Durch­setzung von Compliance-Anfor­­de­rungen geben.

Im Einzelnen soll geregelt werden, welche Daten im Bewer­bungs­ver­fahren erhoben werden dürfen und welche Frage­rechte der poten­zielle Arbeit­geber hat. Ferner soll die ärztliche Unter­su­chung und Durch­führung von Eignungs­tests vor Begründung eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nisses geregelt wer­den.

Der Geset­zes­entwurf sieht auch eine Kon­kretisierung der Daten­er­hebung, -verarbei­tung und -nutzung im Beschäftigungsver­hältnis vor.

Die Beobachtung nicht öffentlich zugäng­licher Betriebs­ge­lände, Betriebsgebäu­de oder Betriebs­räume (Betriebs­stätten) mit optisch-elektro­ni­schen Einrich­tungen Video­über­wa­chung), die auch zur Erhebung von Beschäf­tig­ten­daten geeignet ist, wird nur unter bestimmten Voraus­set­zungen zu­gelassen.

Der Arbeit­geber darf zudem Beschäf­tigtendaten durch elektro­nische Einrich­tungen zur Bestimmung eines geogra­fischen Stand­ortes (Ortungs­systeme) nur erheben, verar­beiten und nutzen, soweit dies aus betrieb­lichen Gründen erfor­derlich ist.

Er darf nach dem Geset­zes­entwurf bio­metrische Merkmale eines Beschäf­tigten nur erheben, verar­beiten und nutzen, soweit dies aus betrieb­lichen Gründen zu Autori­­sie­rungs- und Authen­ti­fi­ka­ti­ons­zwecken er­forderlich ist und keine schutz­wür­digen In­teressen des Beschäf­tigten am Ausschluss der Daten­er­hebung, -verar­beitung und -nut­zung überwiegen. Daten in Form von Licht­bildern eines Beschäf­tigten darf der Arbeit­geber auch zu anderen Zwecken erheben, verar­beiten und nutzen, soweit der Beschäf­tigte einge­willigt hat.

Der Geset­zes­entwurf konkre­ti­siert wei­ter die Nutzung von Telekommunikations­diensten und die hiermit verbundene Daten­erhebung, -verar­beitung und -nutzung.

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