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DATEV eRechnung

Auf der CeBIT 2010 wurde von der DATEV eG eine neue Lösung zur Bearbeitung elektro­ni­scher Rechnungen vorge­stellt. Im Rahmen dieses Artikels möchten wir Sie näher über das inter­es­sante Produkt DATEV eRechnung infor­mieren.


Damit auch bei einer elektro­ni­schen Rechnung die Berech­tigung zum Vorsteu­er­abzug besteht, sind aller­dings einige Voraus­set­zungen zu erfüllen, die bislang recht kompli­ziert umzusetzen waren. Auf der CeBIT 2010 stellt die DATEV eG eine Lösung vor, mit der sich elektro­nische Rechnungen auf einfache und rechts­si­chere Art sowohl akzep­tieren als auch versenden lassen. Dabei sorgt das System dafür, dass sowohl die Anfor­de­rungen an die Gültigkeit der elektro­ni­schen Signatur als auch an die Daten­haltung erfüllt sind.

Eine elektro­nische Rechnung muss mit einer quali­fi­zierten elektro­ni­schen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatz­steuer-Voranmeldung geltend gemacht werden. Mit der Signatur ist nachge­wiesen, dass die Rechnung unver­ändert und die Identität des Signierers einwandfrei ist. Damit die Rechnung auch in der Buchhaltung verar­beitet und die Vorsteuer rechts­konform abgezogen werden darf, muss außerdem eine Signa­tur­prüfung mit einer zerti­fi­zierten Software durch­ge­führt werden.

Das Prüfpro­tokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung revisi­ons­sicher über den Zeitraum von zehn Jahren zu archi­vieren. Insbe­sondere für mittel­stän­dische Unter­nehmen bedeutete dieses komplexe Verfahren bislang ein umsatz­steu­er­liches Risiko bei der Annahme elektro­ni­scher Liefe­ran­ten­rech­nungen und einen Hemmschuh für den Einsatz digitaler Ausgangs­rech­nungen.

Signa­tur­prüfung, Signa­tur­er­stellung und Archi­vierung
Die neue Funktion DATEV eRechnung ist eine Erwei­terung von DATEV Unter­nehmen online, einem System mit mehreren browser­ba­sierten Anwen­dungen für die täglichen Geschäfts­vor­gänge in kleinen und mittleren Unter­nehmen. Kernstück ist die digitale Beleg­ver­waltung. Über das Online-System greifen Unter­nehmen wie auch deren Steuer­be­rater gemeinsam auf den im DATEV-Rechen­zentrum gespei­cherten Daten­be­stand zu. Auf diese Weise optimiert das System das Zusam­men­spiel mit der Kanzlei, die für ihre Aufgaben Zugriff auf die Daten hat und ihrer­seits unter­neh­mens­re­le­vante Auswer­tungen online zur Verfügung stellen kann.

Bislang wurden bereits papierene Rechnungs­belege mittels Fax oder Scanner digita­li­siert und das Belegbild im Rechen­zentrum hinterlegt. Mit einem einfachen Handgriff lassen sich nun auch originär elektro­nische Rechnungen in die Beleg­ver­waltung online übermitteln, wobei die Signa­tur­prüfung automa­tisch im DATEV-Rechen­zentrum durch­ge­führt wird. Die Rechnungen, Signa­turen und Prüfpro­to­kolle werden dort geset­zes­konform archi­viert und stehen sofort für die Finanz­buch­führung zur Verfügung. Der abgesi­cherte Zugriff auf DATEV Unter­nehmen online erfolgt SmartCard-basiert über das USB-Medium DATEV mIDentity, das zum Liefer­umfang des Anwen­dungs­bündels gehört.

Bequemer Rechnungs­versand
Via DATEV eRechnung können Unter­nehmen auch selbst elektro­nische Rechnungen an ihre Kunden versenden. Die Rechnungs­datei wird dazu ebenfalls in die Beleg­ver­waltung online übertragen. Über ein sogenanntes Vertre­tungs­modell signiert DATEV diese Rechnungen dann im Auftrag des Unter­nehmens quali­fi­ziert elektro­nisch. Dafür ist lediglich eine Vollmachts­er­klärung des Unter­nehmens erfor­derlich.

Nachdem die elektro­nische Rechnung von DATEV signiert und archi­viert wurde, erhält der Rechnungs­steller eine E-Mail mit Link auf die Rechnung im DATEV-Rechen­zentrum. Darüber kann die Rechnung angezeigt und per E-Mail an den Rechnungs­emp­fänger versendet werden. Selbst­ver­ständlich stehen auch die elektro­ni­schen Ausgangs­rech­nungen Unter­nehmen und Kanzlei automa­tisch für die Buchführung zur Verfügung.

DATEV eRechnung ist ein durch­gän­giges System zum Prüfen, Signieren, Archi­vieren und Buchen elektro­ni­scher Rechnungen. Indem die Anwendung in das Anwen­dungs­paket Unter­nehmen online einge­bunden ist, entfallen aufwendige Einzel­schritte und Inves­ti­tionen in Signa­tur­lö­sungen und Archi­vie­rungs­systeme. So können Unter­nehmen die Vorteile elektro­ni­scher Rechnungen unkom­pli­ziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebs­prüfung der Vorsteu­er­abzug elektro­nisch übermit­telter Rechnungen kontrol­liert wird.


Quelle: Quelle und weitere Infor­ma­tionen: www.datev.de/erechnung

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