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Möglich­keiten der Gewährung steuer­freier Arbeit­ge­ber­leis­tungen

Grund­sätzlich unter­liegen Zuwen­dungen an Arbeit­nehmer der Lohnsteu­er­pflicht und dem Beitrags­abzug der Sozial­ver­si­cherung. Nachfolgend werden Möglich­keiten für Arbeit­geber in der Gewährung von steuer­freien Arbeit­ge­ber­leis­tungen – nicht abschließend – skizziert.


Zuwen­dungen an Arbeit­nehmer in folgenden Bereichen können ein effizi­entes Instrument zur Senkung der Lohnne­ben­kosten sein: Arbeits­mittel, Aufmerk­sam­keiten, Ausla­gen­ersatz, Beihilfen für Notfälle, Betriebs­sport und Gesund­heits­för­derung, Betriebs­ver­an­stal­tungen, Fahrt­kos­ten­ersatz, Fortbildung, Freigrenze für Sachbezüge, Kinder­gar­ten­zu­schüsse, Kleidung, Mankogeld, Perso­nal­com­puter, Rabatt­frei­betrag, Reise­kosten, Restau­rant­scheck, Sammel­be­för­derung, Telekom­mu­ni­kation, Umzugs­kosten, Vermö­gens­be­tei­li­gungen, Verpfle­gungs­mehr­aufwand, Waren­gut­scheine, Werkzeuggeld, Zinsvorteil bei Arbeit­ge­ber­dar­lehen, Zukunfts­si­cherung, Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nacht­arbeit.

Arbeits­mittel Unent­geltlich zur beruf­lichen Nutzung überlassene Arbeits­mittel sind steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei.

Aufmerk­sam­keiten Sachleis­tungen, die dem Arbeit­nehmer aus Anlass eines beson­deren persön­lichen Ereig­nisses zugewendet werden, sind steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei, wenn ihr Wert 40 EUR (inkl. Umsatz­steuer) nicht übersteigt. Bei Gutscheinen gilt diese Regelung jedoch nur dann, wenn der Gutschein als Sachzu­wendung anzusehen ist. Geldzu­wen­dungen sind hingegen immer steuer­pflichtig. Die Aufmerk­sam­keiten umfassen ebenfalls Getränke und Genuss­mittel, die der Arbeit­geber zum Verzehr verbilligt oder unent­geltlich überlässt.

Ausla­gen­ersatz Geldbe­träge, die der Arbeit­nehmer für den Arbeit­geber ausge­geben hat, sind steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei (z. B. Parkge­bühren oder Benzin­kosten, wenn der Arbeit­nehmer diese auf Rechnung des Arbeits­gebers getragen hat).

Beihilfen für Notfälle Beihilfen und Unter­stüt­zungen, die wegen Hilfs­be­dürf­tigkeit gewährt werden, sind bis zu einem Betrag von 600 EUR im Jahr steuerfrei, wenn die Unter­stüt­zungen dem Anlass nach gerecht­fertigt sind, z. B. in Krank­heits- und Unglücks­fällen. In Ausnah­me­fällen können auch Leistungen von mehr als 600 EUR steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei bleiben. Zuwen­dungen für Heirat oder Geburt sind hingegen seit 01.01.2006 steuer- und sozial­ver­si­che­rungs­pflichtig.

Betriebs­sport und Gesund­heits­för­derung Leistungen des Arbeit­gebers zur Verbes­serung des allge­meinen Gesund­heits­zu­standes und der betrieb­lichen Gesund­heits­för­derung, die zusätzlich zum ohnehin geschul­deten Arbeitslohn erbracht werden, bleiben steuerfrei, soweit sie den Betrag von 500 EUR im Kalen­derjahr nicht übersteigen. Hiervon erfasst werden z. B. Leistungen zur Verbes­serung des allge­meinen Gesund­heits­zu­standes und zur Vorbeugung und Reduzierung arbeits­be­dingter Belas­tungen des Bewegungs­ap­pa­rates. Stellt der Arbeit­geber einen Fitnessraum unent­geltlich zur Verfügung, ist dies eine steuer- und sozial­ver­si­che­rungs­freie Leistung zur Verbes­serung der Arbeits­be­din­gungen im überwiegend betrieb­lichen Interesse. Dies gilt nicht für die Übernahme von Mitglieds­bei­trägen des Arbeit­nehmers z. B. für ein Fitness­studio. Dieses ist eine Barzu­wendung, somit steuer- und sozial­ver­si­che­rungs­pflich­tiger Arbeitslohn! Ist der Arbeit­geber Vertrags­partner des Leistungs­er­bringers, liegt ein Sachbezug vor. Sachbezüge sind bis zu 44 EUR im Monat steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei.

Betriebs­ver­an­stal­tungen Steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei sind bis zu zwei Betriebs­ver­an­stal­tungen, z. B. Betriebs­ausflug oder Weihnachts­feier, im Jahr, wenn die Ausgaben pro Veran­staltung höchstens 110 EUR pro Arbeit­nehmer betragen.

Fahrt­kos­ten­ersatz Benutzt der Arbeit­nehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stätte seinen eigenen Pkw, kann der Arbeit­geber ihm mit 15 % pauschal besteuert 0,30 EUR pro Entfer­nungs­ki­lo­meter erstatten. Durch die steuerlich zulässige Pauschal­be­steuerung unter­liegt der Fahrt­kos­ten­zu­schuss nicht der Sozial­ver­si­che­rungs­pflicht.

Fortbildung Beruf­liche Fort- und Weiter­bil­dungs­leis­tungen sind immer dann steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei, wenn die Maßnahmen im überwie­genden Interesse des Arbeit­gebers durch­ge­führt werden. Nach der neueren Recht­spre­chung des Bundes­fi­nanz­hofes können bei gemischt veran­lassten Dienst­reisen, also Reisen, die neben einem eindeutig beruf­lichen Teil auch private Freizeit­ele­mente beinhalten, die Reisekos­ten in steuer­pflichtige Sachzu­wen­dungen und Zuwen­dungen im betrieb­lichen Interesse aufge­teilt werden.

Die Lohnsteuer kann entweder indivi­duell nach den Merkmalen der Lohnsteu­er­karte oder unter den gesetz­lichen Voraus­set­zungen pauschal durch den Arbeit­geber erhoben werden. Die Pauschal­be­steuerung hat jedoch keine Auswirkung für den Bereich der Sozial­ver­si­cherung.

Freigrenze für Sachbezüge Sachbezüge sind steuerfrei, wenn der Vorteil für den Arbeit­nehmer höchstens 44 EUR pro Kalen­der­monat beträgt. Dabei handelt es sich um eine Freigrenze. Wurde in einem Monat die Grenze von 44 EUR überschritten, sind die gesamten Bezüge lohnsteu­er­pflichtig. Umfasst ist z. B. die Überlassung monat­licher Fahrkarten des öffent­lichen Nahver­kehrs (Jobti­ckets).

Kinder­gar­ten­zu­schüsse Beiträge für Kinder­gärten und andere vergleichbare Einrich­tungen, in denen nicht schul­pflichtige Kinder tagsüber betreut und versorgt werden, können Arbeit­geber steuerfrei gewähren. Dies gilt sowohl für betrieb­liche als auch für außer­be­trieb­liche Einrich­tungen. Es muss sich dabei um zusätzlich zum Arbeitslohn erbrachte Leistungen handeln.

Kleidung Die Gestellung typischer Berufs­kleidung durch den Arbeit­geber an den Arbeit­nehmer ist grund­sätzlich steuerfrei (z. B. Uniform von Bundeswehr-, Polizei- und Bahnbe­schäf­tigten).

Mankogeld Arbeit­nehmer, die im Kassen- und Zähldienst beschäftigt sind, erhalten von ihren Arbeit­gebern vielfach eine besondere Entschä­digung zum Ausgleich von Kassen­ver­lusten, auch Fehlgeld­ent­schä­di­gungen, Zählgelder, Kassen­ver­lust­ent­schä­di­gungen genannt. Pauschale Fehlgeld­ent­schä­di­gungen sind steuerfrei, soweit sie 16 EUR im Monat nicht übersteigen.

Perso­nal­com­puter Die private Nutzung eines betrieb­lichen Computers durch den Arbeit­nehmer ist steuerfrei. Dies gilt auch, wenn der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer den Computer überlässt und schriftlich vereinbart wird, dass der Arbeit­nehmer den Computer beruflich und privat nutzen darf. Zudem ist zu verein­baren, dass das Gerät wieder an den Arbeit­geber zurück­zu­geben ist.

Rabatt­frei­betrag Überlässt der Arbeit­geber seinen Arbeit­nehmern eigene Waren oder Dienst­leis­tungen unent­geltlich oder gewährt er hierauf einen Rabatt, so ergibt sich für den Arbeit­nehmer ein steuer- und sozial­ver­si­che­rungs­pflich­tiger geldwerter Vorteil. Dies gilt nicht, wenn der Rabatt­frei­betrag bis zu einer Höhe von 1.080 EUR im Jahr einge­halten wird. Umfasst sind solche Produkte und Dienst­leis­tungen, mit denen der Arbeit­geber handelt. Maßgebend für die steuer­liche Bewertung des einge­räumten Rabatts ist der um 4 % gemin­derte Endpreis, zu denen der Arbeit­geber die Waren oder Dienst­leis­tungen fremden Endver­brau­chern im allge­meinen Geschäfts­verkehr anbietet.

Reise­kosten Reise­kosten, die der Arbeit­nehmer wegen einer betrieblich veran­lassten Dienst­reise getragen hat, kann der Arbeit­geber steuerfrei ersetzen.

Sammel­be­för­derung Eine Sammel­be­för­derung von Arbeit­nehmern zwischen Wohnung und Arbeits­stätte mit einem vom Arbeit­geber gestellten Beför­de­rungs­mittel ist steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei, wenn sie für den betrieb­lichen Einsatz der Arbeit­nehmer notwendig ist. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Beför­derung mit öffent­lichen Beför­de­rungs­mitteln aufgrund unver­hält­nis­mäßig hohen Zeitauf­wands oder auch gar nicht (mangels Angebots) statt­finden könnte.

Restau­rant­scheck Die Mitar­bei­ter­ver­pflegung ist für Unter­nehmen von 2010 an bis zu 1.298 EUR jährlich pro Arbeit­nehmer abgabenfrei. Der Arbeit­geber kann seinen Arbeit­nehmern einen Essens­zu­schuss in Form eines Restau­rant­schecks zukommen lassen. Voraus­setzung ist, dass der Arbeit­nehmer sich aus seinem bereits versteu­erten Netto­ein­kommen ab 2010 in Höhe von 2,80 EUR beteiligt oder der Sachbe­zugswert pauschal mit 25 % versteuert wird, entweder vom Arbeit­nehmer oder Arbeit­geber. Die Betei­ligung von 2,80 EUR erhält der Mitar­beiter mit dem Restau­rant­scheck wieder zurück. Somit ergibt sich für 2010 ein maximaler Scheckwert pro Arbeitstag von 5,90 EUR. Übernimmt der Arbeit­nehmer die Pauschal­steuer auf den Sachbe­zugswert von 2,80 EUR, kann der Arbeit­geber nicht nur bis zu 3,10 EUR, sondern jeden gewünschten Betrag bis maximal 5,90 EUR pro Restau­rant­scheck steuer- und sozial­ab­ga­benfrei an den Mitar­beiter ausgeben.

Telekom­mu­ni­kation Die private Nutzung von Telekom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­räten ist für den Arbeit­nehmer steuerfrei. Für den steuer­freien Ersatz beruflich entstan­dener Telekom­mu­ni­ka­ti­ons­kosten kann der Arbeit­geber die laut Einzel­kos­ten­nachweis angefal­lenen tatsäch­lichen Aufwen­dungen ersetzen. Dabei reicht es aus, die Einzelkos­ten über einen Zeitraum von drei Monaten nachzu­weisen und diesen reprä­sen­ta­tiven Durch­schnitt in der Folge anzusetzen.

Alter­nativ kann er pauschal ohne Einzel­kos­ten­nachweis bis zu 20 % des Rechnungs­be­trages, höchstens aber 20 EUR pro Monat ersetzen.

Umzugs­kosten Zieht der Arbeit­nehmer aus beruf­lichen Gründen um, kann ihm der Arbeit­geber die Umzugs­kosten steuerfrei erstatten. Aller­dings dürfen die Kosten nicht höher sein als im Bundes­um­zugs­kos­ten­gesetz angegeben. Außerdem müssen, sofern der Arbeit­nehmer die Kosten per Einzel­nachweis beziffert, einzelne Positionen heraus­ge­nommen werden, die nicht steuerfrei erstattet werden dürfen. Dazu gehören z. B. die Kosten für neu angeschaffte Möbel oder Vermö­gens­ver­luste (z. B. Veräußerungs­kos­ten).

Vermö­gens­be­tei­li­gungen Erhalten Mitar­beiter die Chance, unent­geltlich oder verbilligt Vermö­gens­be­tei­li­gungen wie Aktien, GmbH-Anteile oder stille Betei­li­gungen zu erwerben, sind diese Bezüge lohnsteu­erfrei, wenn sie nicht höher sind als der halbe Wert der Betei­ligung und insgesamt 135 EUR im Kalen­derjahr nicht übersteigen.

Zinsvorteil bei Arbeit­ge­ber­dar­lehen Ein Arbeit­ge­ber­dar­lehen ist die Überlassung von Geld durch den Arbeit­geber oder aufgrund des Dienst­ver­hält­nisses durch einen Dritten an den Arbeit­nehmer, die auf dem Rechts­grund eines Darle­hens­ver­trags beruht. Gewährt der Unter­nehmer ein unver­zins­liches oder zinsver­bil­ligtes Arbeit­ge­ber­dar­lehen, so stellen die Zinser­spar­nisse für den Arbeit­nehmer grund­sätzlich Arbeitslohn dar und sind lohnsteu­erlich abzurechnen. Die Zins­ersparnisse ergeben sich aus der Zinsdif­ferenz zwischen dem Zins aus dem gewährten Arbeit­ge­ber­dar­lehen gegenüber dem markt­üb­lichen Zins eines vergleich­baren Darlehens. Zur Ermittlung des markt­üb­lichen Zinssatzes mit Hilfe der EWU-Zinssta­tistik der Deutschen Bundesbank. Solange die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzah­lungs­zeit­raums 2.600 EUR (Nicht­auf­griffs­grenze) nicht übersteigt, werden die Zinser­spar­nisse lohnsteu­erlich nicht erfasst. Zudem findet die 44-EUR-Sachbe­zugs­frei­grenze Anwendung.

Verpfle­gungs­mehr­aufwand Wer sich mindestens 8 Stunden außerhalb der Wohnung bzw. der regel­mä­ßigen Arbeits­stätte aufhält, kann vom Arbeit­geber eine Entschä­digung für den Verpfle­gungs­mehr­aufwand erhalten. Er beträgt bei einer Abwesenheit ab 24 Stunden 24 EUR, ab 14 bis 24 Stunden 12 EUR, ab 8 bis 14 Stunden 6 EUR .

Bei Auslands­reisen gelten spezielle pauschale Länder-Auslands­ta­ge­gelder.

Waren­gut­scheine Ein Waren­gut­schein ist steuerfrei, wenn der Gutschein beim Arbeit­geber einzu­lösen ist. Der Gutschein stellt auch dann einen Sachbezug dar, wenn er auf einen Euro-Betrag lautet. Es ist die monat­liche 44-EUR-Freigrenze oder der Rabatt­frei­betrag in Höhe von 1.080 EUR anzuwenden.

Die Waren­gut­scheine, die der Arbeit­nehmer bei einem Dritten einlösen kann, unter­liegen stren­geren Anfor­de­rungen. Auf dem Waren­gut­schein muss eine bestimmte, der Art und Menge nach konkret bezeichnete Ware oder Dienst­leistung ohne einen anzurech­nenden Betrag angegeben sein. Begüns­tigte Sachzu­wen­dungen liegen so z. B. vor, wenn der Gutschein nur die zu tankende Menge und die Treib­stoffart ausweist.

Werkzeuggeld Für Werkzeuge, die betrieblich genutzt werden, kann der Arbeit­geber eine steuer­freie Erstattung an den Arbeit­nehmer vornehmen. Die Steuer­freiheit für Werkzeuggeld gilt ausschließlich für Handwerkszeug, das zur leich­teren Handhabung, Be- und Verar­beitung eines Gegen­standes dient.

Zukunfts­si­cherung Seit 2005 können die Beiträge zu Direkt­ver­si­che­rungen – wie bei Pensi­ons­kassen und Pensi­ons­fonds – bis zu einer Höhe von 4 % der Beitrags­be­mes­sungs­grenze (2010 = 2.640 EUR) steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei aus dem Brutto­ein­kommen umgewandelt werden. Darüber hinaus ist bei Verträgen, die seit Anfang 2005 abgeschlossen wurden, eine weitere steuer­freie, aber sozial­ver­si­che­rungs­pflichtige Entgelt­um­wandlung bis zu 1.800 EUR pro Jahr möglich.

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nacht­arbeit

Zusätzlich zum Grundlohn können folgende Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nacht­arbeit steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei gezahlt werden. Die Zuschläge sind auf einen Grundlohn von höchstens 50 EUR beschränkt:

  • Heimarbeit: 10 %
  • Nacht­arbeit von 20 bis 6 Uhr: 25 % bzw. von 0 bis 4 Uhr, wenn vor 0 Uhr begonnen: 40 %
  • Sonntags­arbeit von 0 bis 24 Uhr: 50 %
  • Gesetz­liche Feiertage von 0 bis 24 Uhr: 125 %
  • Silvester von 14 bis 24 Uhr: 125 %
  • Weihnachts­fei­ertage von 0 bis 24 Uhr: 150 %
  • Heilig­abend von 14 bis 24 Uhr: 150 %
  • 1. Mai von 0 bis 24 Uhr 150 %

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